Websites zijn en blijven een belangrijk uithangbord voor ondernemingen. De huidige coronacrisis onderstreept het belang om online te gaan des te meer. U kan zelfs verder gaan en ineens een webshop starten, wat voor veel ondernemingen tijdens de lockdown een redding betekent. Neemt u ook de stap om een website of webshop te lanceren, dan zijn er wel strikte regels over welke informatie u als ondernemer verplicht moet vermelden. In dit artikel geef ik u graag een overzicht met de belangrijkste zaken die zeker niet mogen ontbreken.
Contactgegevens
Bepaalde informatie moet u als ondernemer sowieso vermelden op uw website. Zo moet het voor een bezoeker gemakkelijk zijn om de eigenaar van de website te bereiken. Voorzie dan ook duidelijk uw contactgegevens op een goed zichtbare plaats op de website of voorzie een online contactformulier. De gegevens die u onder meer moet vermelden zijn: de naam van uw onderneming, de rechtsvorm, het adres, het ondernemingsnummer, enzovoort.
Wat de rechtsvorm betreft, wijs ik op het ‘nieuwe’ Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) waarin een hervorming van de rechtsvormen is doorgevoerd. Aangezien de juiste benaming en afkorting van een vennootschap een dwingende bepaling is die sinds 1 januari 2020 van toepassing is, moet elke vennootschap op gelijk welke bron (dus ook op de website) correct benoemd zijn.
Bijvoorbeeld
Stel dat u voor 2020 een BVBA had, dan werd dit vanaf 2020 een BV. Dit moet u op de website van uw onderneming aanpassen. Nog een handig weetje: het WVV is goed mee met het digitale tijdperk en voorziet nu ook de mogelijkheid om de website (en het e-mailadres) van uw vennootschap rechtstreeks in de oprichtingsakte of in een latere akte op te nemen.
Privacy- en cookieverklaring
In tijden waarin privacy en gegevensbescherming een enorm groot belang kreeg, kan ik natuurlijk niet anders dan te verwijzen naar de informatieverplichtingen die u heeft in het kader van de privacyregels. Meer specifiek moet u een duidelijke privacy- en cookieverklaring op uw website plaatsen indien u persoonsgegevens verwerkt en/of cookies implementeert. Nochtans is de realiteit dat heel wat websites die nog altijd niet bevatten en zo zowel de GDPR als de e-privacyrichtlijn schenden. Zij lopen hierdoor een groot risico op administratieve sancties zoals geldboetes.
Een privacy policy opmaken, is vooreerst geen nutteloze oefening: het straalt vertrouwen uit dat u correct met de persoonsgegevens van uw klanten omgaat. Een privacyverklaring moet duidelijk zichtbaar zijn op uw website in een apart document, dus bijvoorbeeld niet als onderdeel van de algemene voorwaarden maar wel via een afzonderlijke link.
Een privacyverklaring moet onder meer het volgende bevatten:
• de identiteit en contactgegevens van uw onderneming als verwerkingsverantwoordelijke en de contactgegevens van een eventuele Data Protection Officer (DPO); • de doeleinden en de grondslagen van de verwerking; • de (categorieën) van ontvangers van persoonsgegevens; • de bewaartermijnen; • een beschrijving van de rechten van de betrokkenen; • enzovoort.
Voor meer informatie over hoe uw privacypolicy op uw website eruit moet zien, verwijzen wij graag naar onze uitgebreidere nieuwsbrief over dit topic.
Wat de cookieverklaring betreft, moet deze eveneens gemakkelijk beschikbaar zijn. In de praktijk wordt hier veel gewerkt met een banner of ook via een aparte link. We onderstrepen trouwens het belang van een voldoende uitgebreide informatieverstrekking (oplijsting en beschrijving van de gebruikte cookies, de doeleinden van de cookies, de bewaartermijnen, …) en ook een juiste technische implementatie op de website: de surfer moet kunnen in een duidelijke cookiebanner aanduiden welke niet-strikt noodzakelijke of niet-technische cookies hij accepteert. Hierbij mogen de vakjes om toestemming te geven trouwens niet vooraf aangevinkt staan. De bezoeker moet per categorie van cookie zijn toestemming kunnen geven en gemakkelijk terug kunnen intrekken. In de praktijk gebeurt dit vaak door een “cookies beheren”-knop onder elke webpagina of via een “stel voorkeuren in“-knop bovenaan zichtbaar in de cookieverklaring.
Beide documenten moeten overigens beschikbaar zijn in de taal van de beoogde websitebezoekers. Een Engelstalige versie is in die zin niet voldoende als u zich richt tot Vlaamse bezoekers. In december 2019 werd een Belgische website nog veroordeeld tot een boete van 15.000 EUR voor een vage privacy- en cookiepolicy, dus u legt hier best de nodige waakzaamheid aan de dag.
Meer informatie omtrent de opmaak van een privacy en cookie policy kan u hier vinden.
Algemene voorwaarden
Ook adviseert Mr. Franklin om uw algemene voorwaarden, met inbegrip van eventuele forumbedingen, rechtskeuzebedingen en commerciële garanties, de prijs van de dienst indien dit al vaststaat, enzovoort, mee te delen op uw website.
We onderstrepen hierbij trouwens dat goede algemene voorwaarden geen overbodige luxe zijn. Niet alleen oogt het professioneel, maar u versterkt ook aanzienlijk uw positie tegen schuldenaars en u sluit bovendien veel onduidelijkheden op voorhand uit (bv. waarvoor bent u wel of niet aansprakelijk? wat is de betalingstermijn en wat zijn de sancties bij wanbetaling? welke rechtbanken zijn bevoegd indien een geschil ontstaat? …).
Indien u als onderneming algemene voorwaarden gebruikt, moeten die beschikbaar zijn voor uw potentiële contractspartner. Boek III van het Wetboek van Economisch Recht schrijft onder meer voor dat dit rechtstreeks aan uw afnemer kan, of dat u uw algemene voorwaarden gemakkelijk toegankelijk stelt via het “elektronische adres” van uw onderneming (uw website). Let wel, de loutere weergave van algemene voorwaarden op uw website is niet voldoende voor de toepasselijkheid ervan in de relatie met uw contractspartners, maar kan wel een aanvullend bewijselement zijn. Een uitgebreidere analyse over deze kwestie kan u hier terugvinden.
Webshop: bijkomende informatieverplichtingen
Indien u een webshop wenst uit te baten ten aanzien van consumenten (B2C), moet u bovendien nog een pak extra informatie (verplicht) vermelden in uw algemene voorwaarden. Deze moeten bovendien toegankelijk zijn voor de consument voordat hij een bestelling plaatst, en na het sluiten van de overeenkomst moet de consument op papier of andere duurzame drager (bv. per mail) een bevestiging ontvangen van deze informatie (tenzij u deze informatie voordien reeds op een duurzame drager aan de consument bezorgde).
Zo moet u bijvoorbeeld de voornaamste kenmerken van de aangeboden goederen of diensten meegeven samen met de totale prijs hiervan inclusief kosten en belastingen. Essentieel te vermelden is dat de consument (meestal) een wettelijk herroepingsrecht heeft van 14 dagen bij een onlinekoop van goederen of diensten. Zowel van het bestaan als de wijze van uitoefening van het herroepingsrecht moet u de consument vooraf informeren, en u moet eveneens het wettelijk modelformulier ter beschikking stellen waarmee de consument dit recht mag uitoefenen. Overige te vermelden informatie betreft onder meer: vermelding van de wettelijke garantie, de eventuele duur van de overeenkomst, de wijze van betaling, enzovoort.
Ook hieromtrent kan u meer informatie vinden op deze pagina en via deze nieuwsbrief.
Conclusie
Mr. Franklin heeft een grote expertise in het begeleiden van start-ups en scale-ups als juridische en strategische partner. Meer weten over de wettelijke regeling rond webshops of algemene juridische verplichtingen van een vennootschap? Neem vrijblijvend contact met ons op.