Het rijksregisternummer, dat terug te vinden is op de achterkant van de identiteitskaart, wordt steeds vaker aanzien als een handig persoonsgegeven om iemand te identificeren. Steeds meer sportverenigingen houden aan de hand van dit unieke nummer hun ledenbestand bij. Ook ondernemingen schrikken er niet voor terug om hun klantenbestand te registreren aan de hand van het uitlezen van de eID (elektronische identiteitskaart) waardoor zij ook in het bezit komen van het rijksregisternummer. In de GDPR is het rijksregisternummer niet opgenomen als gevoelig persoonsgegeven. Mag het vrij verwerken van het rijksregisternummer dan zomaar?
De regel: het verwerken van het rijksregisternummer is verboden
Het verwerken van het rijksregisternummer is bij wet verboden. Wie mag het rijksregisternummer vragen? De wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een rijksregister van natuurlijke personen bepaalt onder welke voorwaarden en door welke personen het rijksregister mag gebruikt worden. Daarbij dient steeds een machtiging verkregen te worden van het Sectoraal Comité van het Rijksregister. Deze machtiging wordt verleend wanneer aan twee voorwaarden voldaan is:
De aanvrager is een openbare of private instelling van Belgisch recht
De aanvrager heeft de informatie nodig voor het vervullen van taken van algemeen belang. Deze taken moeten via een wettelijke basis aan de instelling zijn toevertrouwd of als zodanig worden erkend.
Zo kunnen overheids- en politiediensten het rijksregisternummer opzoeken van iemand. Ook notarissen, deurwaarders, advocaten en apothekers kunnen het rijksregister consulteren en dus het rijksregisternummer opzoeken op naam in de uitoefening van hun beroep.
Werkgevers hebben de verplichting om bepaalde gegevens van hun werknemers, zoals het rijksregisternummer, te bezorgen aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Zij hebben aldus de plicht het rijksregisternummer op te vragen bij hun werknemers. Zij mogen dit echter niet voor andere doeleinden gebruiken.
De verleiding om een rijksregisternummer te gebruiken onder het mom van het identificeren of differentiëren van personen met bijvoorbeeld naamgenoten is groot. Wanneer er meerdere Jan Jansens in een database voorkomen dient een bijkomende identificator gebruikt te worden om beide Jans van elkaar te onderscheiden.
Het rijksregister kan echter niet gebruikt worden in dit geval. Zelfs het inlezen van een eID of het bijhouden van een kopie van de achterkant van de identiteitskaart is onder andere om dezelfde reden niet toegelaten zonder machtiging. Het is aldus absoluut geen goed idee voor ondernemingen om bijvoorbeeld een productwaarborg of klantenkaart aan het rijksregisternummer te koppelen.
Hetzelfde geldt voor verenigingen. Bij gebrek aan wettelijke basis en het ontbreken van een taak van algemeen belang is het niet toegestaan het rijksregisternummer op te vragen bij haar leden. Zo werd de aanvraag van de Koninklijke Belgische Voetbalbond die het nummer wenste te gebruiken om haar leden te identificeren en te registreren afgewezen.
Het decreet van 11 juli 2016 van de Vlaamse overheid dat stelde dat verenigingen in het kader van subsidiering aan de hand van hun ledenaantal, het rijksregisternummer mochten opvragen als identificator diende te worden aangepast op basis van opmerkingen van de Raad van State.
Een inbreuk op het verbod kan strafrechtelijk bestraft worden met een gevangenisstraf van acht dagen tot een jaar en met een geldboete van 800,00 euro tot 16.000,00 euro.
Controleer wie uw rijksregister consulteerde
Inbreuken vaststellen is daarenboven niet moeilijk. Via de website http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/rijksregister/mijn-dossier/ is het mogelijk om te controleren wie u in het rijksregister heeft opgezocht gedurende de laatste 6 maanden.
Meer informatie rond de GDPR en onze diensten kan u hier vinden.