Hoera! Het is bijna 6 december! Schoentjes kunnen klaargezet worden. Het ultieme kinderfeest bereikt stilaan zijn hoogtepunt. De Sint komt eraan!
Maar de vraag die sinds 25 mei op ieders lippen brandt: Hoe GDPR-conform is de Sint nu eigenlijk? Ik nam alvast contact op met de GDPR-piet.
De Sint verwerkt veel persoonsgegevens
Daar de Sint gevestigd is in Spanje is de GDPR uiteraard op hem van toepassing.
De Sint verwerkt veel persoonsgegevens: Naast de gegevens van zijn Pieten houdt de Sint van ieder kind de naam, het adres en de leeftijd bij. Ook wordt bijgehouden of het kindje braaf of stout is geweest. Dit wordt allemaal genoteerd in een centraal register, het Boek van Sinterklaas. Tekeningen en verlanglijstjes worden hier ook netjes aan toegevoegd.
Verwerkingsregister
Net zoals iedere onderneming en vereniging, dient de Sint een verwerkingsregister bij te houden. Naast de beschrijving van de gegevens die hij verwerkt, moet hij bijhouden waar hij de gegevens bewaart, door wie, waarvoor en hoelang. Voor de verwerking van deze gegevens dient de Sint de toestemming te verkrijgen. Aangezien de data subjecten hoofdzakelijk kinderen van -13 jaar zijn, is de uitdrukkelijke toestemming van de ouders of voogd noodzakelijk.
Wissen van gegevens
Zowel de verlanglijstjes als zijn notities met betrekking tot het gedrag van de kinderen moet de Sint op 7 december te wissen, daar hij deze gegevens daarna niet meer nodig heeft. De pagina’s moeten uit het Sinterklaasboek gescheurd worden en door de papierversnipperaar gehaald. Ook kan de Sint de papieren laten ophalen door een gespecialiseerde ophaaldienst.
Informatieverplichting
De kinderen en hun ouders moeten geïnformeerd worden over het privacy beleid. Schrik dus niet als je straks een privacy policy tussen uw tanden vindt bij het peuzelen aan een chocoladen Sinterklaas.
Verwerkersovereenkomst
Daar de Sint niet altijd overal gelijktijdig kan zijn doet hij soms een beroep op één of meerdere freelance hulp-Sinterklazen. Alvorens deze hulp-Sinten een lijst te bezorgen met de gegevens van de kinderen op, dient hij met hen een verwerkersovereenkomst af te sluiten.
Wil je weten welke informatie de Sint nog over je bijhoudt, dan kan je altijd een verzoek tot informatie of zelfs rectificatie aan de goede man richten. Mijn kinderen hebben hun Sinterklaasbrieven alvast in die zin aangepast…
Meer informatie rond de GDPR en onze diensten kan je hier terugvinden.